Waarom experimenteren belangrijk is tijdens elk verandertraject!

“Ik zie het groots. Laten we dat verandertraject uitrollen voor de hele organisatie! Alles, overal, tegelijkertijd. Integrale implementatie, noemen ze dat.”, zei de plantmanager mij nadat ik hem overtuigd had om met een aantal lean-technieken aan de slag te gaan.

Toen hij dat zei, liep er een koude rilling over mijn rug. Ik houd niet van de integrale aanpak. Ik houd het liever klein. Eerst experimenteren en daarna uitbreiden. Beginnen met een een pilootzone, om de methodiek te verfijnen en zieltjes te winnen. En daarna – nadat de verandering in de pilootzone werkt en stabiel is – stapsgewijs uitbreiden naar de hele organisatie. Daar hou ik van! Slow down to go fast!

Zijn uitspraak betekende meteen een hoop werk voor mij om hem van het tegendeel te overtuigen.

 

VOORDEEL 1: Een klein team kan je meer aandacht geven

Een verandertraject splits ik graag op in kleinere zones. Niet de hele productie-afdeling aanpakken, maar beginnen met één productielijn. Niet de hele logistiek aanpakken, maar beginnen met het outbound magazijn. Niet de hele kwaliteitsdienst aanpakken, maar beginnen met de inkomende inspectie. Niet de hele dienst Administratie aanpakken, maar beginnen met de 2-koppige dienst Boekhouding. Daarna volgt de rest.

In plaats van een grote groep, werk je dan in een eerste fase met een beperkt team. Je focus gaat dan niet naar heel veel medewerkers, die je weinig tijd kan geven. Maar wel naar een beperkt aantal medewerkers, waarin je voldoende contacttijd steekt. Zo heb je voldoende tijd om hen te informeren, consulteren en te responsabiliseren. Je hebt tijd om kort op hun huid te zitten en hun gevoeligheden te leren kennen. Dit zorgt ervoor dat het verandertraject makkelijker loopt. In een volgende fase van het traject neem je die kennis mee, zodat die fase veel sneller gaat. Slow down to go fast!

 

VOORDEEL 2: Je hebt voldoende tijd om te leren en de methodiek te verfijnen

Experimenteren met een pilootzone maakt het traject eenvoudiger. Je moet je niet focussen op de complexiteit van een hele organisatie. Je aandacht gaat dan naar een klein team, in een beperkte omgeving. Je focust dan volledig op het verfijnen van de methodiek, van het implementatieplan en van de gebruikte tools. Je probeert ze uit in deze kleine omgeving en slijpt ze bij waar nodig. Je maakt van je formule een succesformule, die je later makkelijker kan uitrollen in de volgende zones. Slow down to go fast!

 

VOORDEEL 3: Je waakt over de snelheid van het verandertraject

De voortgang van een verandertraject verandert van team tot team. Sommige teams zijn er sneller mee weg dan andere. Bovendien bepaalt de organisatie zelf de implementatiesnelheid. Een integrale implementatie over de hele organisatie betekent dat je de snelheidsverschillen van de verschillende teams zal moeten managen. Dat is een zeer moeilijke opdracht.

Verandering staat gelijk aan een hoop verborgen werk voor ondersteunende afdelingen. Denk maar aan de Technische Dienst, de Dienst Aankoop, de Kwaliteitsdienst, enz. De workload voor deze afdelingen is op voorhand niet altijd makkelijk in te schatten. De responstijd van deze afdelingen bepaalt echter het welslagen van een verandertraject. Kunnen deze afdelingen niet volgen, dat is je verandertraject gedoemd om te mislukken.

Door te starten met een pilootzone, is de impact voor deze afdelingen beperkt. De workload kan dan makkelijk gemonitord en bijgestuurd worden. Bovendien kan je een extrapolatie maken voor de workload in volgende fases van het traject. De ondersteunende afdelingen worden op die manier voorbereid op wat komen gaat.  Slow down to go fast!

 

VOORDEEL 4: Het pilootproject is het uithangbord voor wat komen zal!

Een pilootzone geeft ruchtbaarheid aan het verandertraject dat ook de rest van de organisatie te wachten staat. Medewerkers van buiten de pilootzone kunnen er de sfeer komen opsnuiven. Managers van andere zones zien in realiteit wat het verandertraject voor hen zal betekenen. Zo wennen ook anderen aan het verandertraject. Ze zien met eigen ogen dat “het allemaal zo erg nog niet is” en dat “er daar eigenlijk goede zaken verwezenlijkt worden”.  Dit verlaagt de barrière voor de aankomende verandering. Slow down to go fast!

februari 10, 2021