Vergaderen op de werkvloer – de teammeeting (deel 1)

the_title();

“Vergaderen op de werkvloer”. Wat een oubollige uitdrukking! Daar bestaan veel synoniemen voor, die meer tot de verbeelding spreken. “Meeten op de werkvloer”, “Ochtendmeeting”, “Sunrisemeeting”, “Gemba-meeting”, “Standupmeeting”, “Werkoverleg”, … Vul het lijstje zelf maar aan! Voor het gemak zal ik in dit artikel spreken over “de teammeeting”. Uiteindelijk doet de naamgeving er weinig toe. Het is de inhoud die telt! Of beter gezegd: het proces dat er achter zit is van belang!

Een teammeeting is een regelmatig weerkerend overlegmoment met je teamleden of met andere medewerkers van de organisatie. Een teammeeting is een proces dat steeds volgens de zelfde stappen verloopt. Een duidelijk proces versnelt het leerproces.

Een teammeeting dient verschillende doelen. In de eerste plaats kan je dit moment gebruiken om informatie met je team te delen. Je kan zo de doelstellingen van de komende week bespreken. Of de werkplanning. Of je kan een overzicht geven van de gewijzigde werkinstructies, die dringend moeten doorgenomen worden. De start van een nieuwe medewerker kan worden aangekondigd. Ook het bijna arbeidsongeval uit de andere afdeling komt hier aan bod. Vergeet zeker ook de nieuwe regeling van het bedrijfsrestaurant niet te vermelden… Ook je medewerkers hebben informatie te delen over hun werk of over het team. De teammeeting is in de eerste plaats een communicatiekanaal.

Je kan ook prestaties overlopen. Je team vergelijkt de resultaten met de vooraf bepaalde doelstellingen. Bijvoorbeeld: de outputresultaten van de voorbije shift, de stilstand op machine X, de kwaliteitsuitval op verpakkingsmachine Y, een bijna ongeval, een technisch probleem, enz. Hierdoor maak je de 7 verspillingen (transport – inventory – motion – waiting – overprocessing – overproduction – defects) zichtbaar. Om deze verspillingen tegen te gaan, bepaal je acties. Deze acties neem je op in een actielijst.

En ook die actielijst kan worden overlopen tijdens de teammeeting! Heeft teamlid Jan actie Y, waarvan de einddatum vandaag verstrijkt, afgewerkt? Werd aan elke actie een verantwoordelijke toegekend? Is er een teamlid dat hulp nodig heeft bij het uitvoeren van een actie? Zijn er acties voor andere afdelingen, die opgevolgd moeten worden?

Afhankelijk van de doelen van de teammeeting, bepaal je het team dat deelneemt. Best nodig je steeds je hele team uit. Als het team te groot is, kan je enkel bepalende (key) personen uitnodigen. Zij treden dan op als ambassadeur voor de rest van het team. Dit betekent dat zij voor de meeting info verzamelen bij hun collega’s en achteraf hun collega’s ook gaan informeren over de uitkomst van de teammeeting. Je kan een groot team ook in verschillende kleinere teams (per subafdeling) opsplitsen. Kleinere teams verhogen de betrokkenheid en de snelheid van de meeting.

Ook medewerkers uit andere teams of afdelingen kunnen deelnemen. Zo kan het nuttig zijn dat een productie-ingenieur, een kwaliteitsingenieur of een projectmanager regelmatig een productie teammeeting mee volgt. Voor een financieel manager kan het dan weer interessant zijn om een logistieke teammeeting mee te volgen.

Bepaal de juiste grootte van je team! Hoe groter het team, hoe langer de meeting zal duren. Des te kleiner het team, des te minder mensen elkaar rechtstreeks kunnen informeren.

Kies ook de juiste facilitator voor de teammeeting. Een facilitator is iemand die de meeting in goede banen leidt. Hij of zij ziet er op toe dat het proces steeds op dezelfde manier verloopt. Een ervaren team kan een beurtrol organiseren om de facilitator aan te duiden.

Voor teams die werken in een ploeg- of shiftsysteem zijn de start van de werkdag en het einde van de werkdag de ideale momenten. Een teammeeting aan het begin van de dag heeft het voordeel dat op dat moment ook het werkoverleg, de aandachtspunten en de prioriteiten aan bod kunnen komen. Een teammeeting op het einde van de dag heeft dan weer het voordeel dat de resultaten van de voorbije dag makkelijk kunnen besproken worden. Op dat moment kan ook de ploegoverdracht worden voorbereid. Je kan ook twee korte teammeetings organiseren – één aan het begin (focus werkoverleg) en één aan het einde (focus resultaten voorbije dag). Het organiseren van een teammeeting met het vertrekkende team en het opkomende team samen is een alternatief.

Voor teams waarbij de deelnemers in verschillende regimes werken, wordt best een gemeenschappelijk tijdstip gekozen. Een ochtend meeting om 9h30 ’s morgens is een typisch voorbeeld.

Je kan een teammeeting organiseren met een hoge frequentie (1 x per werkshift of werkdag) of met een lage frequentie (1 x per week). Een hoge frequentie heeft als voordeel dat je een snelle doorstroom hebt van informatie en je sneller op de bal kan spelen bij problemen. Meetings aan een lage frequentie nemen vaak minder tijd in beslag. Een hoge frequentie heeft de voorkeur.

Echter, opgelet! Hoe hoger het oplossend vermogen van het bedrijf, hoe frequenter de meeting kan plaatsvinden. In een teammeeting worden immers problemen zichtbaar gemaakt. Indien je bedrijf traag is in het oplossen van problemen, vermijd je best om te dikwijls samen te komen. Gecreëerde verwachtingen dreigen dan immers niet te worden ingelost. In dat geval werk je eerst aan het oplossend vermogen van je organisatie.

De duur van een teammeeting hangt af van de grootte van het team en de frequentie. Een groot team dat minder frequent samenkomt zal langer moeten samenkomen om alle informatie te delen. Een maandelijkse teammeeting, bijvoorbeeld, duurt al snel een uur. Een klein team dat dikwijls samenkomt kan dit op een kortere tijd doen. Een dagelijkse meeting met een team van 5 medewerkers neemt slechts 5 tot 10 minuten in beslag.

De teammeeting vindt best zo kort mogelijk bij de werkplek plaats. Een teammeeting naast de productielijn, in de kwaliteitsafdeling of in het magazijn geeft een beter resultaat dan in een stoffige vergaderzaal. Het team zal immers de neiging hebben om problemen of verwezenlijkingen even zelf te gaan bekijken. Defecten kunnen worden getoond, technische pannes opgevolgd, geproduceerde aantallen bekeken, gevaarlijke situaties aangewezen, enz. Indien er teveel lawaai is op de werkplek, is een vergaderzaal vlakbij een waardig alternatief.

In het artikel van volgende week komen het proces, de tools en het gedrag aan bod.

september 15, 2019