Hoe komt het dat 5s niet wordt volgehouden?

5s, ken je dat? 5s gaat over orde en netheid op de werkplek. Die werkplek kan een productie-omgeving zijn, een labo, een logistieke omgeving of een kantoor. 5s is een methode om de werkplek te organiseren en georganiseerd te houden.

In veel bedrijven aanziet het management 5s als een eenvoudige en gemakkelijke opstap naar lean of naar een cultuur van continu verbeteren. Vol enthousiasme vat men dan het 5s-implementatie-project aan. Plichtsbewust worden de 5 stappen (scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren, standhouden) uitgerold. De medewerkers zijn enthousiast. De eerste resultaten zijn zeer goed: het verschil met ervoor is duidelijk zichtbaar. En toch… Enkele maanden later blijft er van het 5s initiatief nauwelijks nog iets over: checklijsten worden niet meer ingevuld, 5s-meetings gaan niet meer door, afgetapete zones worden niet meer gerespecteerd. En nog erger: de orde en netheid is terug verdwenen!

Waarom is het toch zo moeilijk om 5s initiatieven vol te houden? 4 bedenkingen!

Verkeerde focus

In de 5s methode worden een aantal ondersteunende technieken aangereikt.  In sommige bedrijven zie je dat de focus meer ligt op het gebruik van die technieken:

  • ellenlange afvinklijsten, die niemand waarheidsgetrouw invult
  • foto’s die enkel via mail worden rondgestuurd, en daardoor niemand te zien krijgt
  • werkinstructies die geen meerwaarde hebben
  • ingewikkelde 5s-rapporteringen, die niemand begrijpt
  • foto’s van kastindelingen, die te complex zijn en hun doel voorbij schieten

De essentie van 5s wordt soms vergeten! Het ultieme doel van 5s is een werkplek die ordelijk, proper, efficiënt en veilig is. Overdrijf niet met het gebruik van de ondersteunende technieken!

Geen duidelijk leiderschap

5s kan alleen maar volgehouden worden als elke laag in het bedrijf zijn deel van het leiderschap opneemt:

  • de  medewerker voert zijn 5s taken volgens afspraak uit, meldt verspillingen en denkt zelf na hoe ze kunnen worden weggewerkt
  • de leidinggevende ziet toe op het correct uitvoeren van de 5s taken, coacht zijn medewerkers en volgt problemen op middellange termijn op
  • het management is blijvend geïnteresseerd in 5s, is regelmatig op de vloer om het team uit te dagen en grote obstakels voor hen weg te nemen

Door bij de implementatie elke laag van het bedrijf te betrekken, zal het voor iedereen makkelijker zijn om het juiste leiderschap op te nemen.

Nut niet aangetoond

Het is een inspanning om 5s vol te houden. Het kost energie om standaarden en afspraken steeds opnieuw te volgen. Het nut van 5s moet daarom voor de uitvoerder, maar eigenlijk voor iedereen in het bedrijf, duidelijk zijn. “Waarom doen we dit?” “Wat hebben wij er zelf bij te winnen?” “Wat heeft onze klant er bij te winnen?” Het bedrijf moet op zoek naar de juiste antwoorden op deze vragen. Het nut moet regelmatig herhaald worden (tijdens evaluaties, teammeetings, town hall meetings, via posters, …).

Niet in de planning

Sommige managers denken dat ze 5s “er effen kunnen bijdoen”. Er wordt dan ook geen tijd voor ingepland in de dagelijkse planning. “We moeten dat maar plannen tijdens het normale werk.”, hoor je dan. Maar dat klopt meestal niet. Voor de 5s activiteiten moet tijd worden vrijgemaakt. Wat niet in de planning staat, wordt niet uitgevoerd! Of toch niet lang…

maart 1, 2020