4 direct toepasbare tips voor een betere teammeeting

Deze week kreeg ik een rondleiding in een klein bedrijfje. Een groothandelaar van elektronische onderdelen uit de Kempen. Het bedrijf telt 20 medewerkers. Vol trots liet de eigenaar mij zijn piekfijn georganiseerd magazijn zien.

Hij vertelde mij over de introductie van zijn elektronisch orderpick-proces, dat hem een efficiëntiewinst van 20 % had opgeleverd. Hij toonde mij ook zijn nachtkluis, waardoor leveranciers ook ’s avonds en ’s nachts konden leveren. Die verbetering kostte hem minder overuren, omdat permanentie niet meer noodzakelijk was.  Hij liet mij ook de laad- en loszone zien. Van hieruit vertrekken dagelijks 7 eigen, tot het dak gevulde bestelwagens om de klanten te bevoorraden. Gemiddeld voert een bestelwagen dagelijks 2,5 ritten uit. Hij liet me met enige fierheid de ‘pitstop’-zone zien. Deze zone was zó ingericht, dat de bestelwagens snel en optimaal bevoorraad kunnen worden. Een combinatie van 5s en SMED, zeg maar.

We passeerden tijdens de rondleiding ook een teambord, waar bij de start van elke werkdag het team onder leiding van de ploegbaas tien minuutjes overleg pleegt. De eigenaar liep eraan voorbij. Ik  vroeg hem waarom hij hieraan voorbij ging. In één opslag zag je immers dat ook dit proces goed functioneerde en zijn vruchten afwierp. Hij antwoordde mij dat dit bord voor hem al ‘oud nieuws’ is. Ze deden dit al meer dan 5 jaar. Het ‘teammeeting’-proces zat al in het DNA van het bedrijf. Onbewust bekwaam! Toch wilde ik er verder op ingaan. Uit de uitleg van de eigenaar haalde ik 4 direct toepasbare tips om je teammeeting nog beter te maken!

Visueel opvolgsysteem

Het teambord is dé sleutel voor een goede teammeeting. Het bord leidt het team doorheen het hele proces. Door thema’s, vragen, opvolglijstjes, planningen, enz. op een juiste manier op het bord te schikken, worden alle belangrijke punten op het juiste moment overlopen.

Het bord zorgt er ook voor dat steeds dezelfde topics aan bod komen. Dat maakt de teammeeting voorspelbaar. Hierdoor moeten teamleden veel minder nadenken bij het uitvoeren van het proces en kunnen ze zich veel meer richten op de inhoud.

Het bord is ook steeds aanwezig. Deelnemers kunnen daardoor ook het bord raadplegen of aanvullen op eender welk moment van de dag.

Rechtopstaande meeting

Een rechtopstaande meeting is veel efficiënter. Je bent veel energieker en veel expressiever, dan als je zit.

Rechtstaan op eenzelfde plaats wordt na 10 minuten fysiek onaangenaam. Dit helpt om de meeting te laten vooruitgaan en vermijdt het uitlopen ervan.

Beurtrol

De facilitator leidt de meeting. Om een opstartend teammeeting-proces vlot te trekken is het zinvol om een vaste facilitator aan te duiden. Eens het proces loopt, is dan weer een beurtrol aan te raden. Hierdoor zal elk teamlid beurtelings de teammeeting leiden. Door de teammeeting te leiden zal elk teamlid veel beter begrijpen hoe de teammeeting functioneert en sneller de finesses onder de knie krijgen.

Een beurtrol verhoogt de betrokkenheid. “Morgen is het aan mij, ik zal vandaag maar extra aandachtig zijn!”

Een beurtrol verhoogt ook de diversiteit. Elk teamlid zal zijn eigen accenten leggen bij het leiden van de meeting.

Meeting met inhoud

Een teammeeting moet zinvol zijn. Laat enkel relevante grafieken aan bod komen. Opvolglijstjes zonder meerwaarde zijn overbodig. Discussies die niets bijdragen, moeten worden vermeden. Praat over resultaten, oorzaken en acties. Zorg dat iedereen met “huiswerk” aan het vervolg van de dag begint!

maart 7, 2020