Vergaderen op de werkvloer – de teammeeting (deel 2)

the_title();

“Vergaderen op de werkvloer”. Wat een oubollige uitdrukking! Daar bestaan veel synoniemen voor, die meer tot de verbeelding spreken. “Meeten op de werkvloer”, “Ochtendmeeting”, “Sunrisemeeting”, “Gemba-meeting”, “Standupmeeting”, “Werkoverleg”, … Vul het lijstje zelf maar aan! Voor het gemak zal ik in dit artikel spreken over “de teammeeting”. Uiteindelijk doet de naamgeving er weinig toe. Het is de inhoud die telt! Of beter gezegd: het proces dat er achter zit is van belang!

Een teammeeting is een regelmatig weerkerend overlegmoment met je teamleden of met andere medewerkers van de organisatie. Een teammeeting is een proces dat steeds volgens de zelfde stappen verloopt. Een duidelijk proces versnelt het leerproces.

Een teammeeting organiseer je best met een vast team, op een vast tijdstip en op een vaste locatie.

De volgende thema’s of onderwerpen kan je bespreken:

  • People (of medewerker):
    • hoe voelt iedereen zich?
    • absenteïsme: is iedere medewerker aanwezig?
    • is het verlof voor komende week ingepland?
    • is iedereen getraind om zijn werk uit te voeren?
    • wordt het trainingsplan gevolgd?
    • zijn alle algemene communicaties gebeurd?
  • Safety (of veiligheid):
    • is er een arbeidsongeval gebeurd (ook in een andere afdeling)?
    • moet er een bijna-ongeval gemeld worden?
    • zijn er veiligheidsacties die overdue zijn?
    • werd de 5s uitgevoerd volgens planning?
  • Quality (of kwaliteit):
    • is er een nieuwe klantenklacht?
    • was er productie-uitval tijdens de voorbije shift?
    • zijn er werkinstructies die niet gevolgd (konden) worden?
    • werd de interne audit volgens schema uitgevoerd?
    • staat er een externe audit gepland?
  • Delivery (of levering, output, planning):
    • kan het leverschema door de leveranciers gevolgd worden? Zijn er leverachterstanden?
    • kan het leverschema naar de klant gevolgd worden? Zijn er leverachterstanden?
    • kon de productieplanning gevolgd worden?
    • waren er technische pannes?
    • zijn er lijnstilstanden?
  • Cost (of kosten):
    • waren er bijkomende kosten?
    • zijn er beschadigingen?
    • zijn er processen die verbeterd kunnen worden?
    • zijn er verspillingen die aangepakt moeten worden?


Je kan een teammeeting bord gebruiken als ondersteuning van het proces. Dit bord bestaat bijvoorbeeld uit:

  • letters (PSQDC) die afhankelijk van het resultaat rood of groen worden gekleurd
  • probleem-opvolgbladen waarop het volgende wordt genoteerd:
    • de probleemomschrijving (als de letter rood wordt gekleurd) en de probleemeigenaar
    • een korte termijnactie
    • de grondoorzaak
    • een lange termijn actie met de actienemer en de deadline
  • allerhande informatie:
    • een algemene mededeling
    • een weekplanning
    • de maandresultaten
    • een nieuwe richtlijn of procedure
    • de werkverdeling van 5s
    • een verslag van een PDCA

Een teammeeting vereist ook een bepaald gedrag. Het volgende gedrag wil je zien en kan je aanmoedigen tijdens de teammeeting:

  • ik sta open voor een nieuwe aanpak
  • ik betrek alle nodige partijen bij het aanpakken van een probleem
  • ik zorg dat het bord up to date is, zodat ik anderen kan informeren
  • ik vul het bord zelf in
  • ik doe meer dan het louter melden van een probleem: ik word probleemeigenaar
  • ik ben op tijd aanwezig tijdens de teammeeting
  • ik voer een actie uit tegen de verwachte einddatum
  • ik communiceer open en eerlijk
  • ik luister naar anderen

oktober 6, 2019