Kaizen – verbeteren in kleine stapjes

the_title();

Streven naar perfectie! Het vierde lean principe. Waarom is het zo belangrijk dat je organisatie steeds verbetert? Waarom is stilstaan achteruitgaan?

Volgende grafiek geeft het antwoord:

  • een organisatie die elke dag streeft naar 1 % verbetering, zal het na een jaar 37,78 keer beter doen
  • een organisatie die niet streeft naar verbetering, en elke dag 1 % verslechtert, zal na een jaar nog 0,03 % van zijn oorspronkelijk resultaat behalen.

Niet bewust bezig zijn met verbeteren, leidt tot stilstaan of tot achteruitgaan. Het een klein beetje minder goed doen, leidt op lange termijn tot desastreuze resultaten.

Andersom, als je het gedurende lange tijd een klein beetje beter doet, behaal je uiteindelijk schitterende resultaten. De kracht van ‘marginal gains’!

‘Kaizen’ is Japans voor ‘kleine veranderingen naar beter’(kai = ‘small change’, zen = ‘for the better’).

Een Kaizen-event vertrekt van een probleemstelling. Het Kaizen-team pakt gedurende het event het probleem aan en komt tot een oplossing. De DMAIC-cyclus (Define – Measure – Analyse – Improve – Control) kan als methodiek worden toegepast.  De medewerkers worden actief betrokken in het oplossingsproces. Hun inbreng is onontbeerlijk om tot een goed eindresultaat te komen.

Tijdens een Kaizen-event worden eenvoudige problemen aangepakt. Complexere problemen, met uitgebreide data-analyses kunnen als Six-Sigma project worden aangepakt. Zulke projecten vragen vaak een langere doorlooptijd.

Een Kaizen-event bestaat uit 3 fasen: de voorbereiding – de workshop – de opvolging.

Tijdens de voorbereiding schiet vooral de facilitator in actie, door:

  • het probleem in kaart te brengen door observaties op de werkvloer en gesprekken met de medewerkers
  • de scope van de kaizen-event te bepalen
  • het kaizen-team te selecteren
  • het kaizen-event te organiseren (bepalen van de agenda, vastleggen van een lokaal, uitnodigen van de teamleden, reserveren van de sponsor voor de kick-off en de close-out)

Bij de voorbereiding worden de belanghebbende afdelingen (= stakeholders) nauw betrokken.

Tijdens de kaizen-workshop komt het team gedurende enkele dagen full-time samen om het probleem aan te pakken. Onderstaande figuur geeft een typische samenstelling van een Kaizen-workshop.

De kaizen-workshop eindigt met een implementatieplan voor het verbeterde proces. Dit proces is reeds uitgetest tijdens de workshop. Bovendien heeft het team ook een duidelijke actielijst klaar met due dates en actienemers.

De opvolgfase neemt zo’n 20-tal dagen in beslag. Hierbij komt het team nog regelmatig samen om het implementatieplan verder op te volgen. Ook de bekomen resultaten van het verbe terde proces worden besproken en geanalyseerd.

oktober 13, 2019