Hoe leer je je medewerkers verbetermogelijkheden zien?

Veertien jaar geleden startte ik als productieverantwoordelijke in een firma die geneesmiddelen produceerde. In mijn eerste weken volgde ik de medewerkers van elke ploeg. 3 ploegen in totaal: een vroege-late ploeg en een vaste nachtploeg. Ik liet mij het productieproces elke keer uitleggen. Ik vroeg de medewerkers ook steeds naar wat er beter kon in onze afdeling. “We hebben een nieuwe Courtoy tabletpers nodig! De huidige werkt niet goed.” Of: “Het granulaat klontert steeds in de granulator. Kunnen we daar niet voor een andere technologie gaan?” Nog meer: “Kunnen we de stockageruimte niet groter maken door een paar muren uit te slaan? Want nu staat al onze stock wel erg kort op elkaar.”

Mensen hebben steeds de neiging om naar de grote problemen te kijken, en in nog grotere oplossingen te denken. De gevaarlijk loshangende kabel, het slecht onderhouden gereedschap, het tijdverlies bij een ombouw, de reeds weken rondhangende uitval, de materiaalvoorraad die 50 meter te ver staat, … je medewerkers zien het op den duur niet meer. De kleine verbeteringen – stap voor stap – gaan verloren in de sleur van de dag. Dat is ook logisch. Een medewerker past zich na jaren aan de omstandigheden aan. Verspillingen worden als vanzelfsprekend beschouwd. Situaties worden niet meer in vraag gesteld. “We doen dat zo al jaren.”

En als er geen verbeteringen worden uitgevoerd of problemen worden opgelost, melden medewerkers op uiteindelijk ook niets meer. Ze geven het op. “Dat heb ik al zo dikwijls gemeld. Daar wordt toch nooit aan gewerkt.” Of: “Dat hebben ze al eens proberen oplossen.”

Hoe kan je je medewerkers leren om kleine verbeteringen te zien? Wat is hiervoor de succesformule?

Continu verbeteren zit in de visie

Ik werkte 2 weken voor het medicijnenbedrijf, toen de general manager een townhall meeting belegde. Iedereen was uitgenodigd. “Jullie zijn hier met achthonderd.”, zei die general manager. “En ik verwacht dat hier volgend jaar nog steeds achthonderd medewerkers voor mij staan. Maar wel achthonderd ingenieurs!” Het werd muisstil in de zaal. “Geen achthonderd mensen met een diploma van ingenieur. Nee, dat bedoel ik niet. Ik verwacht wel dat jullie vanaf nu op een andere manier naar jullie werk zullen kijken. Niet meer louter het werk uitvoeren, maar ook kijken naar opportuniteiten. Verspillingen zien. Met de bril van een ingenieur.” De zaal vulde zich met licht positief geroezemoes. “En ik ga jullie helpen.”, vervolgde de general manager. “We gaan teammeetings opstarten zodat jullie de problemen kunnen escaleren. En we organiseren kaizen workshops, zodat jullie zelf kunnen helpen om jullie problemen op te lossen. En we scholen onze teamleaders om, zodat zij goede coaches worden.” De zaal werd enthousiast. Dit was een boodschap met visie. Wil je met continu verbeteren starten, dan moet het signaal gegeven worden vanuit het topmanagement. Continu verbeteren moet ingebakken zitten in de visie van je bedrijf.

Gepassioneerd leiderschap op de vloer

De eerste leidinggevenden van je bedrijf maken of kraken de verbetercultuur. Hoe langer ik in het vak zit, hoe meer ik daarvan doordrongen ben. Het gevecht wordt namelijk op de werkvloer gevoerd. Dichtbij het waarde toevoegend proces. Een goede leider ziet zelf de verbetermogelijkheden en toont ze aan zijn medewerkers. Een goede leider leert zijn medewerkers verbetermogelijkheden zelf zien. Een goede leider laat zijn medewerkers groeien in het toepassen van de verbetermethodes (standaardwerk, VSM, SMED, teammeetings, kaizen, …).

Los problemen op

Continu verbeteren start met het observeren en melden van problemen en verspillingen. Worden deze niet aangepakt of opgelost, dan zal het melden op termijn ook stoppen. Steek daarom energie in het oplossend vermogen van je onderneming. Liefst speelt de melder van het probleem ook een rol bij het oplossen ervan.

Medewerkers moeten resultaten zien. Als dat lukt, is het ‘continu-verbeter-vliegwiel’ helemaal vertrokken. En zo’n wiel dendert altijd sneller en sneller!

Deel succesverhalen

Door succesverhalen te delen gaan medewerkers elkaar inspireren. De teammeeting is het ideale moment om foto’s van verbeteringen van andere teams te tonen. Loshangende kabels, slecht onderhouden gereedschap, bijna ongevallen, … kom je in alle afdelingen tegen.

Nodig eens een vreemdeling uit

In een lang draaiende afdeling zien de medewerkers (en de manager) vaak de verbetermogelijkheden niet meer. Verspillingen vallen niet meer op. Ogen van buitenaf helpen dan om zaken terug in perspectief te zien. Een goede consultant kan zijn kost meer dan terug verdienen! Je kan ook rondleidingen voor netwerkgroepen organiseren of systematisch feedback vragen aan bezoekers.

juni 26, 2020