Hoe krijg je je magazijn op een snelle en goedkope manier op orde?

Begin april kwam ik in contact met een klein productiebedrijf uit het zuiden van Limburg. Ze beschikken over een relatief groot in-bound magazijn voor grondstoffen en een klein out-bound magazijn voor eindproducten.

De bedrijfseigenaar wil van de lock-down gebruik maken om ‘zijn magazijn op orde te zetten’. Hij contacteerde mij om een plan van aanpak te bespreken.

Hij heeft – door de schommelende vraag – af en toe een paar medewerkers over. In plaats van ze op economische werkloosheid te sturen, besliste hij om ze in te zetten om zijn bedrijf efficiënter te maken. Slim van hem!

We belegden een Zoom-sessie om zijn plan van aanpak te bespreken.

“Waarom wil je dit eigenlijk doen?”, was mijn eerste vraag aan de bedrijfseigenaar, die we voor het gemak van het verhaal Peter zullen noemen. Peter antwoordde: “Het ligt er al een tijdje slordig bij. Ik heb geen overzicht over wat er op voorraad ligt. Ik ben verleden week nog materialen tegengekomen die we al lang niet meer gebruiken.”

“Ok, dat begrijp ik!”, zei ik. “Maar zie je dat dan eerder als een éénmalige oefening, waarbij je de boel één keer opruimt en op orde legt? Of wil je een heel systeem installeren dat ervoor zorgt dat je magazijn blijvend op orde houdt?”, wilde ik weten.

“Ja, liefst het laatste natuurlijk. Maar… dat klinkt wel alsof het een hele opdracht is. De installatie van een heel systeem… Jongens, jongens. Dat gaat geld kosten! En dat wil ik er niet aan geven.”, antwoordde Peter.

Ik besloot hem eerst gerust te stellen en daarna pas tot de kern door te dringen. “Bwa… uiteindelijk maak je de installatie van je systeem zo duur als je zelf wil. Je moet je vooral de vraag stellen wat je nodig hebt. Een slecht georganiseerd magazijn leidt tot een slechte werking. Hoeveel kost de slechte werking van je magazijn je op dit moment? Heb je daar een idee van? Die kost kan je dan afwegen tegen de investeringskost van je nieuw systeem.”

“Hmm… je legt dat mooi uit, maar hoe breng ik de kost van de slechte werking van mijn magazijn in kaart?”, vroeg Peter mij. Hij was zeker nog niet overtuigd van mijn argumenten.

“Eerst en vooral is er de zoektijd. Dit is de tijd die je medewerkers nodig hebben om de juiste materialen te zoeken. Hoe meer overbodige materialen er zich in je magazijn bevinden, hoe langer het duurt om het juiste materiaal te vinden. Ook een slecht geschikte voorraad leidt tot tijdverlies.”

“Wacht! Ik neem even een pen en papier om notities te maken.”, zei Peter. Er klonk enig enthousiasme in zijn stem.

Ik ging verder. “Er is ook: de voorraadwinst. Verwijderde, overbodige materialen leiden tot een correctie van de voorraadkost. Meestal draait zo’n voorraadherwaardering positief uit. Door bovendien overbodige materialen ook elektronisch te blokkeren, vermijd je dat verkeerde versies of verouderde materialen worden aangekocht.”

“Werk je in verschillende ploegen?”, vroeg ik aan Peter.

“Ja, wij hebben een groep medewerkers die om 6 uur beginnen, en tot 14 uur werken en een tweede groep die om 10 uur beginnen en tot 18 uur werken.”

“Hoe loopt de samenwerking tussen die twee groepen?”, vroeg ik.

Peter vertelde mij dat er regelmatig spanningen zijn. “Dat gaat dan voornamelijk over de wekelijkse kuis, de manier van inventariseren en over het schikken van de grijpvoorraad.”

“Een heldere organisatie zal de samenwerking tussen je medewerkers ook verbeteren. Het opstellen van eenvoudige afspraken en taakverdelingen tussen de groepen, kan hierbij helpen. Medewerkers verliezen veel tijd door afspraken en taken die onvoldoende of niet gecoördineerd zijn. Bovendien leidt dit dikwijls tot frustratie en wrevel.”, zei ik.

“Daarnaast biedt een nieuw systeem, dat je magazijn blijvend op orde houdt nog een aantal andere voordelen.”, sloot ik af. “De veiligheid zal verhogen doordat er bijvoorbeeld minder struikelgevaar is. De ergonomie zal verbeteren doordat elk materiaal op de juiste hoogte wordt gestapeld. De perceptie zal verbeteren: een ordelijk magazijn leidt tot betere audit-resultaten en aangenamere klantbezoeken.”

“Kortom, Peter, denk eens na of je voor de éénmalige opkuis wil gaan of je toch iets meer voelt voor een nieuw systeem.”

Peter gaf zichzelf een paar dagen de tijd om dit met zijn medewerkers te bespreken. Daarna neemt hij terug contact op.

juni 13, 2020