Hoe kies je welk verbeterproject je wél moet aanpakken?

De lock-down ‘light’ gaat zijn vijfde week in. De wereld staat even op pauze. Verschillende bedrijven zijn gesloten of in economische werkloosheid. De meeste bedrijven, zeker die in de maakindustrie, doen gewoon verder. Business as usual, maar dan met mondmaskers, handgels en anderhalve meter afstand.

Bedrijven focussen zich op dit moment op hun kerntaken: de productie van het eindproduct of de levering van de dienst aan de klant. Ondersteunende functies werken van thuis uit. Groepsoverleg is moeilijk. Trainingen doen we even niet. Verbeterprojecten zijn uitgesteld of branden op een laag pitje.

De moeilijke situatie biedt een aantal opportuniteiten. Het verplicht bedrijven om scherpere en juistere keuzes te maken. Niet alleen voor wat betreft hun kerntaken, maar zeker ook voor wat betreft verbeterprojecten.

Hoe kies je nu welke verbeterprojecten je wél moet aanpakken?

Niet alle verbetering is gewenst

Op het einde van het werkjaar, als prestaties worden geëvalueerd en budgetten worden opgesteld, wordt ook beslist over de verbeteringen die het komende kalenderjaar moeten worden aangepakt. Dit mondt dan uit in een lijstje van projecten die de efficiëntie, de kwaliteit, de financiële toestand of de veiligheid zullen verbeteren. Vaak een amalgaam van ideeën. Het resultaat van een éénmalige brainstorm van het management. Of een samenraapsel van inderhaast neergepende losse gedachten. Soms een kopie van dezelfde projectlijst van het jaar daarvoor…

“We moeten toch aan verbetering doen!”, hoor je dan. Maar niet alle verbetering is nodig of zelfs gewenst. Losse verbeterinitiatieven zijn af te raden en verbleken als zij niet passen in een Groter Plan. Verbeterinitiatieven kunnen elkaar dan zelfs gaan tegenwerken of niet voldoende effectief zijn.

Macro-management: werk aan een groter plan!

Het Groter Plan – dat je best éénmaal per jaar voor je bedrijf opstelt, evalueert en bijschaaft – kan je opstellen door gebruik te maken van de ‘Hoshin Kanri’ methode. Een Hoshin Kanri is een instrument om strategische plannen te vertalen naar concrete initiatieven. Je vertrekt van de missie van je bedrijf en vertaalt deze in enkele (niet teveel!) jaardoelen. Uiteindelijk bepaal je verbeterinitiatieven en wijs je resources toe.

Het Groter Plan vertrekt van de kerntaken van je bedrijf. Goed gekozen verbeterprojecten focussen zich op het verbeteren van die kerntaken. Een bedrijf dat stoelen produceert zal verbeterprojecten definiëren die het productieproces van die stoelen goedkoper, veiliger of kwaliteitsvoller maken. Projecten die daar niet toe bijdragen, verdwijnen in de prullenmand.

Micro-management: ken je proces!

Om mogelijke projecten te genereren, is het belangrijk om het proces van je kerntaken goed te kennen. Het opstellen van een value stream map kan hierbij helpen. Een value stream map is een visuele map van alle activiteiten die leiden tot het eindproduct. Noodzakelijke data (doorlooptijd, procestijd, tussenvoorraad, resources) wordt ook in kaart gebracht.

Door je proces op deze manier goed te doorgronden, leer je welke je bottleneck-activiteiten zijn of welke activiteiten de meeste verspilling veroorzaken. Dit zijn de activiteiten die je als eerste moet aanpakken.

Projecten die niet bijdragen tot het verbeteren van de bottleneck, zijn niet de eerste prioriteit. Ze verdwijnen in de prullenmand.

Elk project heeft nood aan een business case

Voor elk project wordt er een business case opgesteld. Een business-case is een haalbaarheidsstudie waarin de zakelijke afweging om een project al dan niet op te starten beschreven staat. De kosten worden tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico’s.

Een goede business case opstellen is niet eenvoudig. Het helpt wel om juiste keuzes te maken op basis van data en feiten.

april 13, 2020