5s implementeren doe je zo!

the_title();

5s is een methode om je werkplek te organiseren en georganiseerd te houden. Een productielijn, een magazijn, een procesomgeving, een kantooromgeving, … allemaal werkplekken waarop je 5s kan toepassen.

5s is een 5-stappen-plan:

Stap 1 – Scheiden

Je neemt elk voorwerp (materiaal, formaatstuk, gereedschap, instructie, …), dat je op de werkplek tegenkomt vast, en je beslist of je het nodig hebt. Indien nodig, houd je het voorwerp bij. Indien niet nodig, verwijder je het.

Stap 2 – Schikken

Elk voorwerp dat nodig is op de werkplek, geef je een vaste, toegewezen plaats.

Stap 3 – Schoonmaken

Je ruimt samen met je team de werkplek op en maakt ze schoon. Je gaat op zoek naar oorzaken van vervuiling of verspilling.

Stap 4 – Standaardiseren

Je maakt afspraken met het team om de orde en netheid van de werkplek te borgen. Denk hierbij aan: een lay-out van de werkplek, een instructie van het schoonmaakproces, een planning (met rollen en verantwoordelijkheden), …

Stap 5 – Standhouden

Je zorgt ervoor dat 5s binnen de organisatie gestimuleerd wordt. Denk hierbij aan: een statusbord, een escalatiemodel voor problemen, een periodieke audit door het management, een koppeling met andere tools (zoals dagstarts, kaizen, gembawalk, …).

Bij het implementeren van dit stappenplan, houd je best nog rekening met de volgende 7 stappen:

Stap 1 – Bepaal het waarom!

“Waarom wil je 5s implementeren?” Dit is een belangrijke vraag die je met het management zal moeten beantwoorden. Het antwoord op deze vraag zal een grote invloed hebben op je scope, je budget, je trainingsbehoeften en je voorbereiding.

Je kan 5s louter implementeren als een ‘tool voor orde en netheid’. Het eindresultaat is dan een kuiskalender met een checklist, die wekelijks door je medewerkers wordt afgevinkt.

Je kan 5s ook zien als een makkelijke opstap voor het implementeren van continu verbeteren. Je kan begrippen als standaardwerk, probleemoplossing en coaching via 5s de organisatie binnenbrengen. Het nut van ‘orde en netheid’ is immers vanzelfsprekend. Het is een thema dat leeft in je organisatie. Je medewerkers hebben er een mening over. Dit maakt ‘orde en netheid’ makkelijk coach-baar. Of in ieder geval makkelijker coach-baar dan andere lean technieken.

Het spreekt voor zich dat als je 5s wil implementeren als opstap naar continu verbeteren, dit een andere aanpak vereist dan als je 5s wil implementeren als een ‘tool voor orde en netheid’.

Stap 2 – Bepaal de scope en het budget.

Je bent nu klaar om de scope te bepalen. Wil je de hele organisatie onder handen nemen, of enkel de productieafdeling of het magazijn? Of wil je in de productieafdeling enkel die ene productielijn aanpakken, die het echt nodig heeft? Deze beslissingen zullen, samen met je beslissing in stap 1, het budget bepalen. Het is mogelijk om 5s te implementeren met een zeer beperkt budget: met opnieuw geverfde rekken, stockeerbakken die een tweede leven kregen, wat kleefband, (dymo)labels, zelf geverfde markeringen en geplastificeerde A3’s raak je al een heel eind! Voor een complete make-over van een productielijn, met grafisch uitgewerkte visuele standaarden zal je meer budget moeten voorzien.

Stap 3 – Bepaal het team.

Het team, dat je selecteert, bestaat uit de medewerkers van de werkplekken, de leidinggevenden, het management en de facilitator.

Je selecteert in de eerste plaats een aantal medewerkers van de werkplekken die je zal aanpakken. Zij zijn niet alleen de uitvoerders, maar ook de ambassadeurs van de nieuwe werkmethode.

De leidinggevenden zullen toezien op de operationele uitvoering en zijn ook de eerste lijnshulp bij problemen of moeilijkheden.

De medewerkers en de leidinggevenden zullen tijdens het doorlopen van de 5 stappen ook mee de daadwerkelijke invulling van werkmethode bepalen.

Het management heeft een zeer belangrijke rol. Zij stellen de middelen ter beschikking. Niet alleen laten zij toe dat het werk met een gezette frequentie wordt onderbroken om 5s activiteiten uit te voeren. Ook zorgen zij voor een budget om de broodnodige aanpassingen en verbeteringen uit te voeren. Daarnaast ondersteunen zij ook het project door regelmatig tijdens de 5s activiteiten aanwezig te zijn. Hier leggen zij de noodzaak van 5s uit en luisteren zij naar de moeilijkheden die het team ondervindt. Deze moeilijkheden lossen zij vervolgens op door een actieve rol op te nemen.

Een facilitator is iemand die de implementatie begeleidt. Hij of zij assisteert bij het opzetten van de implementatie, volgt de voortgang op en ondersteunt het team zoveel mogelijk (bij het geven van trainingen, bij het coachen van leidinggevenden, …).

Stap 4 – Leid het team op.

Je leidt het team op. Het team dient eerst en vooral getraind te zijn in 5s: wat is 5s? wat betekenen de verschillende stappen? wat is het voordeel? hoe werkt het?

Afhankelijk van het antwoord op de vraag in stap 1 (“het waarom!”), moet je de opleiding nog verder uitbreiden. Een opleiding van andere lean tools zoals  ‘standaardwerk’, ‘probleemoplossing’, ‘visual management’, ‘teamaspecten’, ea kan zeker interessant zijn. Ook aspecten van change management en coaching mag je niet uit het oog verliezen. De opstart van 5s kan perfect samengaan met een coachingstraject voor een leidinggevende of voor een manager.

Je kan de inhoud van de training aanpassen aan de rol van de trainee (medewerker, leidinggevende, manager).

Stap 5 – Voorbereiding. Maak je huiswerk!

Nu het team opgeleid is, kan je aan de echte voorbereiding beginnen. In deze stap bepaal je, samen met het team, templates en standaarden. Welke template ga je gebruiken voor standaardwerk? Hoeveel tijd voorzie je wekelijks om schoon te maken? Hoe stel je een beurtrol op? Op welke dag voer je een gemba walk uit en wie zal je hierbij inschakelen? Welke standaard rapportering ga je toepassen? Hoe zal het 5s-bord eruitzien? Wat is de rol van een manager?

Op al deze – en nog veel meer – vragen zoek je samen met het team een antwoord. Alle antwoorden bepalen de krijtlijnen van de 5s implementatie. Deze krijtlijnen worden voorgelegd aan het management, die uiteindelijk hun zegen geven. Deze krijtlijnen bepalen het speelveld, waarop het team zich tijdens het uitvoeren van de 5s mag bewegen.

Uiteindelijk maak je ook een planning op, die de volledige implementatie per werkplek bevat.

Stap 6 – Start en doe!

Je bent klaar voor de uitvoering. Je voert samen met het team de 5 stappen uit op elke gekozen werkplek.

Zoals elk lean schoolboek voorschrijft, is het raadzaam om met één pilootzone te starten. Tijdens deze pilootimplementatie kan je je concept uittesten en bijschaven. Je gebruikt die zone ook als uithangbord voor het project: je krijgt de neuzen van het team in dezelfde richting én maakt de nog niet betrokken medewerkers vertrouwd én enthousiast voor wat komen gaat. Na een succesvolle implementatie van de pilootzone, start je met de implementatie van de andere werkplekken.

Stap 7 – Volg op en stuur bij.

Voor de implementatie van 5s in je organisatie heb je een concept, een manier van werken gekozen. Je zal dit concept voortdurend moeten verbeteren. Je vraagt daarom feedback aan het team, doet zelf de nodige observaties en stuurt voortdurend bij. Weet dat je aan een marathon begonnen bent, en niet aan een sprint! Door voortdurende bijsturing streef je immers naar perfectie.

augustus 18, 2019